Najważniejszym krokiem, który możemy podjąć na drodze ku uzyskaniu certyfikatu ISO to określenie dlaczego i w jakim celu chcemy go posiadać. Motywacje firmy do uzyskania certyfikatu mogą być różne od zwiększenia prestiżu, poprzez spełnienie oczekiwań klientów, aż do wymogów formalnych stawianych w niektórych przetargach.
Jeśli jednak przedsiębiorstwo przystępuje do procesu certyfikacji z jasną wizją korzyści jakie przyniesie jego pomyślne zakończenie to nie stanie się on przykrą i żmudną formalnością, a tylko zestawem zadań przybliżających do osiągnięcia celu.
Rozpoznanie potrzeb i określenie działań
Jeśli decyzja zapadła i firma podjęła dezycję o wprowadzeniu danej normy ISO to może albo zatrudnić zewnętrzną firmę specjalizującą się w wdrażaniu norm ISO lub konsultanta albo przeprowadzić cały proces przy użyciu własnej kadry i zasobów. Wybór z pewnością zależy od tego, jak duże jest przedsiębiorstwo i jak skomplikowana jest, z której firma chce uzyskać certyfikat. Ktokolwiek weźmie odpowiedzialność za cały proces musi z pewnością określić schemat działania, przygotować budżet oraz rozważyć wybór jednostki certyfikującej.
Pierwszym krokiem do uzyskania certyfikatu jest przeprowadzenie audytu zerowego czy inaczej mówiąc audytu wstępnego. Pozwoli on określić, w jakim stopniu procesy stosowane w firmie są bliskie lub dalekie spełnieniu normy ISO, w jak dalekim stopniu jest to udokumentowane oraz zarysuje schemat organizacji. Jednocześnie pracownicy firmy powinni zostać przeszkoleni i uświadomieni w jakim celu oraz w jaki sposób zostaną wprowadzone zmiany. Na podstawie wyników audytu należy przygotować plan działania.
Wdrażanie normy
Kolejnym etapem, który przybliży firmę do uzyskania certyfikatu to określenie odpowiednich procesów, procedur, wzorów dokumentów, szablonów itp. Tworzy się je zgodnie ze standardami określonymi w normie ISO, jednak nie po to, aby pozostały pustymi, nieużywanymi przez nikogo dokumentami.
Wdrożenie nowych standardów ma na celu poprawę funkcjonowania firmy czy zapewnienie określonego poziomu usług czy produktów. Po ustaleniu nowych procesów i przyjrzeniu się strukturze organizacyjnej należy wyznaczyć osoby, które będą odpowiedzialne za nadzór ich prawidłowego funkcjonowania, a także te, które obejmą rolę związane z wdrażaną normą np. dotyczące przeprowadzania regularnych audytów wewnętrznych. Po wdrożeniu normy ISO przeprowadza się szkolenie wszystkich pracowników, których dotknęła w związku z tym zmiana, a po pewnym czasie audyt powtarza się, aby skontrolować czy nowe procesy i procedury są z jednej strony wystarczające, aby spełnić standardy opisane w normie ISO, a z drugiej czy są one efektywne i poprawiają działanie firmy. To czas na wszelkie poprawki oraz stworzenie brakujących dokumentów itp. Jest to ostatni etap przygotowań przed certyfikacją.
Audyt certyfikujący
Kiedy przedsiębiorstwo jest gotowe zgłasza się do jednostki certyfikującej, umawia na termin, a ta przeprowadza audyt certyfikujący. W przypadku negatywnego wyniku kontroli jednostka certyfikująca pomoże określić, jakie standardy określone w normie ISO nie zostały spełnione. Po ich korekcie firma może ponownie zgłosić się do audytu certyfikującego. Wynik pozytywny oznacza przyznanie certyfikatu ISO uznawanego na całym świecie potwierdzającego, że dane przedsiębiorstwo czy organizacja z sukcesem wdrożyło normę ISO.
W zależności od normy ISO wymagane będzie powtórzenie certyfikacji co określony czas lub po wprowadzeniu zmian w regulacjach prawnych jej dotyczących. Nie powinno to jednak stanowić problemu dla firmy, która prawidłowo wdrożyła normę i widzi z tego tytułu korzyści. W takim wypadku recertyfikacja to tylko formalność.
Uzyskanie certyfikatu ISO to mniej lub bardziej skomplikowany proces, który mogą ułatwić specjalistyczne firmy czy dostępne na rynku narzędzia i dokumenty. Jednym z takich narzędzi jest ins2outs, które posiada szereg funkcji odpowiadających za prawidłowe wdrożenie ISO w organizacjach. Prawidłowe wdrożenie normy z myślą nie tylko o kolejnym “dyplomie” do zawieszenia na ścianie w gabinecie dyrektora, ale przede wszystkim o podniesieniu standardów panujących w firmie to najlepszy sposób na gwarancję sukcesu w procesie certyfikacji. Pomoże też odpowiednie nastawienie pracowników,
Post your comments