Właściciele nieruchomości takiej jak kamienica czy budynek biurowy mogą przekazać zarządzanie nieruchomościami wyspecjalizowanym firmom lub innym podmiotom, które oferują tego typu usługi. Właściciel może zlecić takiej firmie prowadzenie i nadzór nad obsługą nieruchomości, planowanie rozwoju danej nieruchomości, doradzanie w zakresie jej zarządzania.
Zarządzanie nieruchomościami jest uregulowane ustawą o gospodarce nieruchomościami. Ustawa określa zasady, w jaki sposób prowadzić działalność zawodową. Aby móc zarządzać nieruchomością należy uzyskać odpowiednie kwalifikacje, uprawnienia i licencje, posiadają je pracownicy.
Uzyskanie odpowiedniej licencji, by móc prowadzić odpowiednią działalność zawodową wymaga spełnienia następujących warunków: osoba ubiegająca się musi posiadać wyższe wykształcenie o kierunku gospodarki nieruchomościami lub ukończyć studia podyplomowe z tego zakresu, odbyć udokumentowaną praktykę i pozytywnie zdać egzamin. Licencja od 2014 roku wydawana jest przez Krajową Izbę Gospodarki Nieruchomościami. Osoba fizyczna, która uzyskała licencję zostaje wpisana do Centralnego Rejestru Zarządców Nieruchomości. Ustawa o gospodarce nieruchomościami wymaga od osób zarządzających nieruchomościami posiadanie ubezpieczenia OC. Preferencyjne warunki uzyskania OC oferuje Krajowa Izba Gospodarki Nieruchomościami. Krajowa Izba Gospodarki Nieruchomościami ustanowiła standardy zawodowe, które każdy wykonujący ten zawód musi przestrzegać. Zarządca odpowiada za majątek osoby trzeciej, jakim jest zarówno sama nieruchomość jak i dochód, który jest przez nią generowany. A wszystkie straty i szkody odpowiada tylko i wyłącznie zarządzający. Właściciel może dochodzić swych roszczeń, najczęściej realizowanych przez ubezpieczenie.
Zarządzanie nieruchomościami można wykonywać na zasadach samodzielnego przedsiębiorcy prowadzącego działalność gospodarczą lub jako pracownik najemny. Firma, która zarządza nieruchomościami może zatrudniać osoby, które nie posiadają wydanej przez Krajową Izbę Gospodarki Nieruchomościami licencji, lecz osoba z odpowiednimi kwalifikacjami musi pełnić nadzór nad wykonywanymi czynnościami.
Prawne regulacje
Ustawa o gospodarce nieruchomościami rozróżnia funkcję administratora z funkcją zarządcy nieruchomości. Administrator wyłącznie odpowiada za bieżącą obsługę nieruchomości. Administrator musi przeprowadzać bieżące przeglądy techniczne i gdy wymaga tego sytuacja przeprowadza naprawy i konserwacje. Jest odpowiedzialny za sprzątanie i ochronę budynków oraz za wywóz śmieci komunalnych. Zarządca poza obowiązkami, które wykonuje administrator, musi utrzymywać nieruchomość w stanie niepogorszonym oraz przeprowadzać uzasadnione inwestycje w nieruchomość. Ponadto zarządzający musi dokonywać zarządzania operacyjnego, zarządzania strategicznego oraz planowania ekonomiczno-finansowego.
Zarządzanie nieruchomościami to nic innego jak realizowanie strategii finansowej właściciela majątku. Wynajęty zarządca realizuje cele finansowe, które mają przynieść dochód. Czasami bywa tak, ze wraz z celami finansowymi realizowane są cele utylitarne i społeczno-gospodarcze, które właściciel wskazał zarządcy.
