Pełnomocnik ds. Systemów Zarządzania Jakością to jedna z najważniejszych postaci, mająca sprawować kontrolę nad wszystkimi etapami wdrażania i utrzymania międzynarodowych standardów jakości. Pełnomocnik powinien zostać zatem powołany w każdym przedsiębiorstwie, które jest w trakcie wdrażania i certyfikacji systemu zarządzania jakością opartym m.in. na ISO 9001. W praktyce nie ma znaczenia rodzaj podejmowanych działań przez firmę, a w szczególności w jakiej branży się specjalizuje – obecność pełnomocnika SZJ jest kluczowa.
Zanim jednak przedsiębiorstwo powoła pełnomocnika ds. Systemów Zarządzania Jakością warto wiedzieć, kto właściwie może nim zostać i jakie kwalifikacje posiadać, aby dobrze spełniać swoją rolę. W wielu firmach rolę pełnomocnika pełni osoba, która jest zmuszona do realizacji również innych obowiązków. W praktyce mogą one kolidować z tym, za co odpowiedzialny będzie pełnomocnik SZJ.
Jaką rolę pełni pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością?
Pełnomocnik ds. Zarządzania Jakością jest osobą odpowiedzialną za przestrzeganie zasad i norm narzuconych w przyjętych przez przedsiębiorstwo standardach jakości. Powinien on zatem nieustannie weryfikować wszystkie procesy, wskaźniki oraz zbierać informacje dotyczące ryzyka. Jednocześnie jego rola nie ogranicza się jedynie do kontrolowania procesu produkcji i kontaktu z osobami odpowiedzialnymi za te działy. Pełnomocnik ds. SZJ ma także za zadanie nadzorowanie wszystkich raportów i sporządzanie ich na wyraźne polecenie przełożonych. Wynika to z tego, że jedyną osobą posiadającą odpowiednie kwalifikacje do sprawdzania sprzętu kontrolno-pomiarowego i jego kalibracji.
Zakres obowiązków pełnomocnika ds. Systemów Zarządzania Jakością jest jednak znacznie szerszy. Dlatego zaleca się przedsiębiorstwom, aby do tej roli powołały osobę, która będzie odpowiedzialna jedynie za wszystkie procesy związane z utrzymaniem wdrażanej normy i przygotowaniem firmy do zewnętrznego audytu i późniejszej certyfikacji.
Obowiązki pełnomocnika ds. SZJ
Obowiązki pełnomocnika ds. Systemów Zarządzania Jakością zostały szczegółowo opisane w wymaganiach normy ISO 9001. Wynika z nich, iż pełnomocnik ma przede wszystkim za zadanie sprawowanie kontroli nad wszystkimi procesami niezbędnymi w systemie zarządzania jakością. W praktyce chodzi o weryfikację pod kątem tego, czy normy zostały ustanowione, wdrożone i są utrzymywane zgodnie z wytycznymi normy ISO 9001. Na podstawie zebranych informacji pełnomocnik jest zobowiązany do przygotowywania sprawozdania dla swoich przełożonych, a co się z tym wiąże – w razie nieścisłości zaproponowanie rozwiązań, które w skuteczny sposób poprawią właściwe zarządzanie zgodnie z normą.
Oprócz tego do podstawowych obowiązków pełnomocnika SZJ należy:
- nieustanne udoskonalanie procesów odpowiadających wymogom wprowadzonego standardu – pełni on funkcję kierowniczą nad Zarządzaniem Jakością w przedsiębiorstwie;
- sprawowanie kontroli nad aspektami prawnymi podejmowanych działań, a także dbałość o spełnianie wszystkich wymagań klienta pod względem jakości produktu;
- wprowadzanie zmian, które mają na celu reprezentowanie organizacji na konkurencyjnych rynkach, co przyczyni się do zwiększenia zainteresowania ze strony klientów i kontrahentów;
- planowanie audytów zewnętrznych, mających na celu usprawnienie wszystkich procesów i wprowadzenie pozytywnych zmian w zarządzaniu jakością w organizacji;
Do szczegółowych obowiązków pełnomocnika ds. zarządzania jakością zalicza się m.in. takie działania jak:
- sprawowanie kontroli nad specyfikacją techniczną produktów i usług przedsiębiorstwa;
- badanie próbek towarów, aby potwierdzić zgodność ich jakości z wymaganiami normy ISO 9001;
- przygotowywanie i aktualizowanie dokumentacji produkcyjnej – instrukcji procesowych i dokumentów procesowych;
- wdrażanie działań naprawczych w momencie stwierdzenia problemu z jakością;
- prowadzenie szkoleń pracowników w celu zwiększenia ich zaangażowania oraz zwiększania zakresu umiejętności.
Gdzie pełnomocnik SZJ znajdzie zatrudnienie?
Pełnomocnik ds. SZJ znajdzie zatrudnienie we wszystkich firmach, które planują wdrożyć, a następnie zdobyć certyfikat standardów ISO 9001 oraz innych międzynarodowych norm – m.in. 14001 oraz 45001. Nie ma jednak znaczenia w jakiej branży funkcjonuje dana organizacja, gdyż obowiązki pełnomocnika SZJ są niezmienne i wynikają z wymagań wdrażanych norm.
Kwalifikacje na stanowisko pełnomocnika ds. SZJ – szkolenia
Pełnomocnik ds. SZJ powinien posiadać do swojej roli odpowiednie kwalifikacje. W celu ich zdobycia doskonale sprawdzą się dedykowane temu stanowisku szkolenia, w trakcie których osoby wytypowane do roli pełnomocnika uzyskają wiedzę potrzebną do nadzorowania funkcjonowania systemu zarządzania jakością w każdej organizacji.
