Bardzo istotne znaczenie w organizacji przyjęć okolicznościowych ma właściwy dobór sali o odpowiedniej powierzchni. Sala bankietowa powinna być tak usytuowana, aby dawała wygodę gościom i jednocześnie zapewniała sprawną pracę obsłudze, co jest szczególnie ważne przy podawaniu potraw gorących. Na przyjęciach oprócz odpowiednich pomieszczeń, konieczne jest zapewnienie odpowiedniej ilości i jakości sprzętu, bielizny i zastawy stołowej oraz materiałów (girlandy, wazony, balony itd.). Dobre przygotowanie przyjęcia lub imprezy okolicznościowej wymaga ustalenia wielu ważnych szczegółów, od których uzależniony będzie przebieg i poziom obsługi.
W tym celu należy przeanalizować i zaplanować:
– potrzebny sprzęt, bieliznę stołową, naczynia, sztućce i dodatki dekoracyjne,
– zapotrzebowanie na surowce i termin ich zakupu,
– przygotowanie potraw według menu,
– sposób ustawienia, nakrycia i dekoracji stołów,
– przydział czynności porządkowych przed, w trakcie i po zakończeniu przyjęcia.
Większość czynności należy wykonać z dużym wyprzedzeniem czasowym, aby nie powstały zakłócenia w realizacji imprezy. Bardzo ważne jest porównanie stanu magazynowego sprzętu i zastawy stołowej z tym co jest niezbędne i stosowne do charakteru imprezy i ustalonego menu. W celu wykluczenia niespodziewanych braków należy sporządzić szczegółowy wykaz, tzw. listę kontrolną bielizny, zastawy stołowej i sprzętu wynikającą z dokładnego przeanalizowania:
– układu stołów,
– sposobu nakrycia i dekoracji stołów,
– karty menu,
– ustalenie metod serwowania poszczególnych potraw i napojów,
– uwzględnienia zapasu zastawy stołowej, który powinien wynosić od 30-50 % na przyjęcia
zasiadane i 100% na bankiet angielski,
– jaki rodzaj sprzętu będzie przydatny w usprawnianiu obsługi.
Lista kontrolna powinna zawierać:
– rodzaj i ilość stołów i krzeseł, stosownie do ilości gości,
– rozmiary i ilość moltonów, obrusów, skirtingów, serwetek przekątnych, osobistych
i kelnerskich,
– wykaz sztućców: podstawowych, średnich, do ryb, do deserów, noży do masła, łyżeczek do
cukru, kawy, sztućców specjalnych do serwowania potraw, do półmisków, sałatek i sosów,
– wykaz naczyń porcelanowych: talerzy zakąskowych, płytkich średnich, dużych i małych,
bulionówek i filiżanek do kawy, herbaty, mokki ze spodkami, półmisków, salaterek,
dzbanków, cukiernic, dzbanuszków, sosjerek,
– naczyń szklanych: kieliszków do wina białego, różowego, czerwonego, szampana, wody,
likieru, koniaku, wódki oraz tumblerów małych i dużych,
– wykaz sprzętu: wózków do napojów, do flambirowania, desek do tranżerowania,
ochładzaczy do wina, tac, menaży,
– wykaz elementów dekoracyjnych: świeczników, wazonów do kwiatów, świeczek, serwetek
kolorowych, imiennych wizytówek, kart menu, dekoracji okolicznościowych na imprezę.
Jeżeli sporządzona lista ujawni jakieś braki, personel będzie miał czas na uzupełnienie ich lub dokupienie inwentarza, którego nie ma na stanie magazynowym placówki. Kolejnym zadaniem placówki przygotowującej się do organizacji przyjęcia okolicznościowego jest opracowanie planu organizacyjnego. Dotyczy to zwłaszcza dużych i ważnych imprez. Plan organizacyjny zawiera wykaz czynności przygotowawczych oraz warunki organizacji wraz z terminem wykonania poszczególnych zadań, jednocześnie określa odpowiedzialność za ich wykonanie. Na temat organizji imprez więcej dowiecie się na tej strony – Verona imprezy okolicznościowe. Strona przedstawia najważniejsze informacje w tym temacie.
W planie organizacyjnym należy ująć:
– plan przebiegu obsługi z określeniem czasu na przygotowanie, przeprowadzenie i zakończenie imprezy,
– plan podziału pracy uwzględniający normy ustawowe i doświadczenie pracowników,
– plan układu stołów z oznaczeniem miejsc (numeracja) i podziałem na rewiry,
– zapotrzebowanie na materiały.
Kierownik gastronomii albo kierownik sali, który przyjął zlecenie rozdziela zadania ujęte w planie organizacyjnym do poszczególnych działów:
– do działu magazynowego, który odpowiada za zaopatrzenie w surowce do produkcji, uzupełnia zastawę stołową i sprzęt,
– do działu handlowego, do kierownika sali lub kelnera, który dobierze zespół kelnerów do przygotowania stołów i obsługi gości oraz opracuje harmonogram prac przygotowawczych i przydzieli szczegółowe zadania kelnerom,
– do działu administracyjnego, który wyznaczy pracownika np. konserwatora do drobnych napraw lub czynności porządkowych koniecznych do wykonania przed imprezą.
– do działu produkcyjnego, który przygotowuje potrawy na przyjęcie,
